Blog 6: Links, integraties en andere spannende connecties
Voor bedrijven die hun softwarelandschap optimaal willen benutten, is er de fascinerende wereld van koppelingen en integraties. Het onderscheid tussen koppelingen en integraties is niet altijd even duidelijk. Het laatste klinkt een stuk beter, dus vanuit commercieel oogpunt is het voordeliger om over integraties te spreken. We spreken van een integratie wanneer iemand vanuit het ene systeem het andere systeem kan bedienen of informatie kan inzien, zonder de oorspronkelijke applicatie te verlaten. Denk aan het genereren van een offerte in een configurator met één klik vanuit een CRM-systeem of het inzien van informatie (zoals voorraad of planning) in het ERP-systeem vanuit een configurator. Voor ons maakt de specifieke benaming niet veel uit; het belangrijkste is dat het een naam heeft.
De Klant, het Product, en de Fabriek
Voordat we dieper ingaan op het koppelen van systemen, is het nuttig ons geheugen op te frissen over wat een CPQ-systeem precies doet. Kort samengevat helpt een configurator je op een gecontroleerde manier jouw producten te verkopen aan jouw klanten. Vervolgens voorziet het jouw productieproces (jouw fabriek) van de benodigde informatie (een stuklijst) om het gewenste product of de gewenste dienst te kunnen leveren.
Een configurator genereert dus eigenlijk een lijst met alles wat je nodig hebt om duidelijk te maken wat er aan jouw klant geleverd moet worden. Dit wordt ook wel de Digital Product Definition (DPD) genoemd. Voor de puristen onder ons: een product kan ook een dienst, artikel, item, stuklijst, proces, reiskosten, commissie, etc. zijn. Bovendien kan jouw “fabriek” (waar jouw producten worden gemaakt) natuurlijk ook een maakindustrie, assemblage, engineering, financiering, datacenter, makelaarskantoor, etc. zijn. Inderdaad, de toepasbaarheid van een configurator is zeer breed!
Schoenmaker, blijf bij je leest
De configurator speelt een essentiële rol in het proces van klant naar productie. Het is daarom heel belangrijk dat de configurator gebruik kan maken van klant- en artikelinformatie. De meeste configuratoren zijn echter zelf niet zo sterk in het beheren hiervan.
Om voor onszelf te spreken en onze configurator Merkato als voorbeeld te nemen: omdat we weten dat onze software voor het beheren van klantinformatie niet kan tippen aan de meeste gespecialiseerde CRM-systemen en dat onze software voor het beheren van artikelinformatie niet kan tippen aan de meeste gespecialiseerde ERP-systemen, bieden we dit eigenlijk nooit aan. Denk aan de bekende uitdrukking: “Schoenmaker, blijf bij je leest.”
Vanuit technisch oogpunt is het goed om te weten dat onze configurator kan communiceren met vrijwel alle moderne CRM- en ERP-systemen. Bij sommige systemen ontbreekt een API- of webprotocol, maar dan kan de koppeling altijd wel worden gerealiseerd via een tussenliggende database of een softwaredevelopmentkit (SDK).
CRM-Koppeling
Een CRM-systeem is enorm handig voor het beheren van klantinformatie, afspraken, notities en – heel belangrijk – de salesforecast: de mogelijkheid om de verkoop toekomst te voorspellen. Elk degelijk CRM-systeem biedt de mogelijkheid om een overzicht te maken van alle verkoopkansen (openstaande offertes). Als je de waarde van de verkoopkansen vermenigvuldigt met de kans op succes, krijg je een zeer interessante kijk op je toekomstige omzet. En daarbij hoeft een goed CRM-systeem ook echt niet duur te zijn. Dit alles maakt dat ik zelf een groot fan ben van CRM-systemen en er al jaren dankbaar gebruik van maak.
Met andere woorden: dankzij de koppeling met een CRM-systeem zorgt het CRM-systeem voor de input (contactinformatie) naar de configurator en de configurator zorgt vervolgens voor de output (offerte-informatie) en stuurt deze terug naar het CRM-systeem.
ERP-Koppeling
Zoals gezegd, maakt een configurator een lijst met artikelen die nodig zijn om aan de wensen van de klant te voldoen. Maar om dat te bereiken, hebben we natuurlijk artikelinformatie nodig. En dat is precies wat er opgeslagen is in een ERP-systeem. In het ERP-systeem staat niet alleen jouw prijsinformatie (denk aan de kostprijs, verkoopprijs, inkoopprijs, materiaalprijs, etc.), maar ook informatie over jouw leveranciers, voorraad, het minimale bestelniveau, levertijden, etc. Kortom: veel meer informatie dan een configurator überhaupt nodig heeft. Kat in het bakkie dus! De order rolt kant-en-klaar uit de configurator het systeem in, voorzien van afleveradres en naam van de klant/debiteur (afkomstig uit CRM).
We zien helaas vaak dat bedrijven enigszins huiverig zijn voor koppelingen – en dan met name voor de ERP-koppeling. Waar dit vandaan komt, weten we niet precies. De informatieoverdracht is in principe vrij eenvoudig. De complexiteit (als die er al is) zit hem over het algemeen alleen in de manier waarop het ERP-systeem de order terug wil ontvangen. Een order in een ERP-pakket kan intern namelijk een vrij complex geheel zijn, bestaande uit bijvoorbeeld artikelen, te maken onderdelen, processen, configureerbare stuklijstregels, vaste stuklijsten, gegenereerde stuklijsten, zaaglijsten, slimme artikelnummers (die de configurator dus moet ‘uitrekenen’), artikelen of stuklijsten die nog niet bestaan en dus aangemaakt moeten worden, en nog veel meer.
Gelukkig heeft ons team enorm veel ervaring met het koppelen aan dergelijke systemen. Dankzij onze gestandaardiseerde koppelingen kunnen we snel schakelen met u of uw ERP-leverancier om de laatste stap in de configuratie te voltooien.
(Zelf)reflectie
Zoals uit dit artikel blijkt, krijgen koppelingen veel aandacht. Soms is het ook goed om even stil te staan en te reflecteren.
Ik vind bijvoorbeeld dat we bij elke automatisering moeten afvragen wat de inspanning precies oplevert. Elke koppeling kost immers geld. En natuurlijk dromen we allemaal van een volledig foutloos en geautomatiseerd proces. Maar soms is het beter om het stap voor stap aan te pakken.
In mijn ogen moeten we niet vergeten dat het in het begin al prima is om “slechts” 95% van je processen te verbeteren. Het is geen ramp als iemand een keer per week een paar adressen handmatig moet synchroniseren met de configurator. Dit kost maar twee minuten werk. En die laatste 5%? Die komen wel. Het is niet nodig om krampachtig vast te houden aan die 100% optimalisatie: Rome is immers ook niet in één dag gebouwd. Kent u die cartoon van de ridder die geen tijd heeft om met de leverancier van machinegeweren te praten?
Conclusie
De slimme configurator speelt een steeds belangrijkere rol binnen elke organisatie. En dankzij koppelingen en integraties stroomt informatie steeds makkelijker door de organisatie heen. Koppelingen tussen systemen vereisen wat tijd en aandacht, maar zouden geen hoofdpijn moeten veroorzaken. Sterker nog: dankzij goede koppelingen kunt u kiezen voor de beste oplossingen voor elk deelgebied van uw proces. Dat noemen we een best-of-breed aanpak.
In het tweede deel van deze tweedelige serie zullen we dieper ingaan op de technische aspecten en het koppelen met CAD-systemen, CAM-systemen en e-commerce bespreken.