Blog 11: La Paradoxe CPQ, par Peter Prins, Merkato CPQ Consultant

La Vente n’est-elle pas un Goulot d’Étranglement ?

CPQ signifie ‘Configure Price Quote’. C’est essentiellement configurer pour arriver à un prix de vente pour un devis.

Pour beaucoup d’entreprises, le temps passé à faire un devis est relativement court par rapport aux autres processus de l’entreprise. La création d’un devis prend ‘seulement’ quelques heures.

Beaucoup d’entreprises se sont facilité la tâche avec un tableau Excel – souvent plusieurs pour chaque groupe de produits – pour calculer un prix. De plus, il y a un modèle de document avec des textes standards et des images, que le vendeur peut modifier.

Les vendeurs utilisent souvent leurs propres modèles ou copient des devis comparables précédents. Le prix du tableau Excel est copié dans le document de devis, qui est enregistré en PDF et envoyé par mail au client. CPQ en un clin d’œil ! Donc, ce groupe ne demandera pas rapidement un configurateur de devis.

Vices cachés

La pratique montre souvent que le flux de travail couper-coller entraîne des problèmes inévitables, tels que :

• • Textes accidentellement supprimés dans le devis, faisant attendre le client d’une option non calculée.
  • Utiliser une feuille de calcul obsolète sans augmentations de prix récentes.
  • Le client demande une offre alternative ou des ajustements, qui dépendent de la maîtrise du fournisseur en matière de contrôle de version.
  • Les variations dans les citations prêtent à confusion.
  • Informations manquantes qui doivent encore être récupérées par le personnel du bureau ou pour la préparation du travail.

CPQ Comme Amélioration de Processus

Indépendamment des avantages pour les ventes, en générant des devis uniformes et sans erreur, il y a d’innombrables avantages dans le reste du processus de commande :

• • Gestion des versions des devis > Une fois un devis envoyé, des ajustements ne peuvent être faits que si une nouvelle version du devis est créée. La traçabilité ;
  • Offre optionnelle > Un devis avec des options ne peut pas passer à la phase de commande tant que le client n’a pas fait son choix parmi les options ;
  • Validations des entrées > Les données manquantes bloquent la possibilité de passer le devis à l’étape suivante du processus ;
  • Contrôle technique > Approbation technique pour des options spécifiques ou des spécialités, donc d’abord une consultation / approbation de l’ingénierie avant que des ‘spécialités’ puissent être proposées ;
  • Contrôle financier > Une approbation est obligatoire au-dessus d’un certain remise ou montant par un responsable ;
  • Règles basées sur l’utilisateur > Des produits ou des options qui ne sont pas disponibles pour les distributeurs dans une certaine région, ne sont par exemple pas disponibles pour eux.

En somme, il existe de nombreuses fonctionnalités disponibles qui contribuent à garantir que le devis finalement accepté puisse être converti en commande sans problème. Et puisque toutes les informations sont présentes et validées, les processus en aval peuvent être activés en appuyant sur un bouton.

Les liens avec d’autres applications d’entreprise, telles qu’un CRM, ERP et/ou PDM (gestion des données produits), évitent la saisie manuelle ou la recopie des listes d’articles avec des prix et caractéristiques configurés.

Gain sur Tous les Fronts

Que signifie tout cela pour l’ensemble du processus après les ventes ?

La préparation du travail aura beaucoup moins de recherche à faire après avoir reçu une commande. Ils peuvent vraiment se concentrer sur les parties spéciales.

Il en va de même pour l’ingénierie. Les spécifications étant fixées après les ventes, il y aura moins de discussions et de travail répétitif pour parvenir à la solution souhaitée.

Les achats voient les besoins dans le système ERP et pourront se concentrer principalement sur la recherche d’avantages d’échelle dans les achats. Les commandes d’urgence ou de réparation seront beaucoup moins fréquentes.

Tout cela a un impact sur les différentes étapes du processus après la vente : les parties CTO sont plus faciles à planifier, la production est moins occupée par les commandes urgentes, et le transport doit moins livrer après coup. Le pourcentage de ‘Première Fois Bon’ augmentera.

Le diagramme à barres ci-dessus montre le gain qui peut être réalisé dans l’ensemble du processus.

La Paradoxe CPQ : Plus de Travail pour les Ventes !?

Une chose saute aux yeux quand on regarde le graphique : Les ventes obtiennent plus de travail !? Mais ce n’est pas le but !

Cependant, si l’on considère la réalisation d’un seul devis, cela pourrait bien être la vérité. Le configurateur est plus rapide comparé à l’ancien travail de copier-coller, mais le travail supplémentaire pour le vendeur réside surtout dans le ‘vente complète’. Cela signifie s’assurer que les souhaits du client sont correctement traduits en une solution, avec toutes les données nécessaires.

De plus, dans le cas de spécialités, il devra y avoir une consultation avec l’ingénierie. Et dans le cas de commandes à risque, elles devront peut-être être évaluées par un responsable financier.

Mais aussi des aspects tels que les conditions de paiement, les conditions de livraison, le financement, les spécifications des produits et tous les autres aspects qui transforment un devis en A4 en une « Définition de Produit Numérique ». Sous Définition de Produit Numérique (DPD), nous entendons le dossier complet contenant toutes les caractéristiques et accords de l’ensemble de l’affaire. Donc, pas seulement une conversation, une image, un prix. Dans le DPD, nous voulons également enregistrer des spécifications fonctionnelles pour des analyses ultérieures. Le DPD pourra être consulté par différents intervenants tout au long du processus de production.

Ce sont donc les points sur lesquels un vendeur pourrait passer plus de temps, qui offriront ensuite de nombreux avantages plus loin dans le processus !

L’outil CPQ moderne est bien plus qu’un système pour calculer un prix et créer un joli document. C’est devenu un système pour enregistrer des données pour les parties prenantes dans l’ensemble du processus.

Risque de Projet

Dans le processus d’implémentation de Merkato, les ventes sont un utilisateur clé et un intervenant important. Bien sûr, il est important que les ventes disposent finalement d’un outil avec lequel elles peuvent bien travailler. Cependant, c’est un piège de perdre de vue les autres avantages de processus envisagés pendant l’implémentation.

Si les ventes ont une influence trop importante sur le projet d’implémentation, étant donné la paradox, il est probable que les ventes ne soient pas enthousiastes à l’idée d’utiliser cette solution. Peut-être ont-ils peur de perdre des libertés et présenteront toutes sortes de situations exceptionnelles pour ne pas utiliser le configurateur.

C’est pourquoi il est important que lors de l’implémentation d’un projet CPQ, il soit compris qu’il s’agit d’une amélioration de processus. Chaque département doit être impliqué dans ces implémentations et la direction doit surveiller la vision et les objectifs finaux.

Si cela est fait correctement, alors la paradox CPQ ne sera pas un risque de projet !